合同签发权责如何划分

【实务探讨】

合同签发权责如何划分

◆ 黄小洁

通过招标方式采购的项目合同，究竟应该由谁来签发目前，笔者单位普遍存在两种签发模式：一是分管采购的领导签发，二是分管业务的领导签发。通常，这种合同签发方式会在采购管理办法中明确约定。政府采购相关法律法规未直接规定合同必须由具体职位人员签发，具体签发人由单位内部管理制度授权确定。

然而，合同签发环节还存在诸多风险点，主要集中在权责划分不清和内部控制失效两个方面：一是签发权限不明导致的管理风险。如越权签发，不具备相应权限的人员签发合同，导致合同无效或存在法律风险。再如权责划分不清晰，导致责任主体不明，出现问题时相互推诿，影响采购效率。另外，合同签发权集中在少数人手中，缺乏有效监督，容易导致权力寻租，出现利益输送等腐败行为。二是合同签发与审批不分离的风险。如签发人同时也是用户部门负责人，出现自批自用的现象，容易导致采购需求不合理、质量把控不严等问题。

针对上述风险，笔者提出以下几点优化建议。

——建立基于风险评估的签发权限清单。针对不同类型、金额的采购项目，进行全面的风险评估，科学确定相应的风险等级。根据风险等级，设置与之相匹配的签发权限，确保风险等级越高的项目，签发权限越高，审批流程也越严格，从而实现风险与权限有效对应。此外，还应建立动态调整机制，定期对风险评估结果和签发权限清单进行评估和调整，以适应内外部环境的变化，确保其有效性和适应性。

——强化内部控制流程，实现相互制衡。要严格实行合同签发与经费审批分离制度，确保不同的人员负责不同的环节，形成相互制约关系。同时，加强内部审计，定期对合同签发情况进行审计，及时发现和纠正问题，确保采购活动的合规性和有效性。

——推行合同管理的标准化和信息化。一方面，要制定标准化合同文本，明确合同的各项条款，减少合同风险，提高合同的规范性。另一方面，要建立电子合同管理系统，实现合同在线审批、自动流转、风险预警等功能，提高工作效率，降低管理成本，并有效防范合同风险。

——加强信息公开，接受社会监督。建议将合同签发流程在网站公开，并按照规定公开采购项目的相关信息，包括采购预算、采购结果、合同文本等，提高采购活动的透明度，接受社会各界的监督。

（作者单位：浙江工商大学杭州商学院）