医院药品采购与库存管理的财务审计优化策略

版权声明 中培财审通按

摘要本研究在分析医院药品采购与库存管理的流程与特点后，提出了强化采购前可行性审计、完善采购过程监督机制、加强采购后支付与结算审计等采购财务审计优化策略，以及完善内部控制体系、优化信息化管理、健全责任追踪机制等库存管理财务审计优化策略，旨在提高采购透明度、优化成本控制、保障医疗质量和患者安全，同时提高医院整体运营效率，促进医院长期可持续发展。

医院;药品采购;库存管理;

引言

医院药品采购与库存管理涉及大量资金流动和复杂的流程，若缺乏有效的监管和审计，就可能出现暗箱操作、虚假采购、成本增加及医疗质量下降等问题。随着医疗改革的深入和患者需求的提升，医院正在面临提高运营效率、保障医疗质量和降低运营成本的挑战。

一、医院药品采购与库存管理财务审计的意义

(一)提高采购透明度，防范廉政风险

药品采购涉及大量资金流动，采购流程复杂，如果没有有效的监管和审计，就会滋生暗箱操作、虚假采购、回扣、贪腐等不正当行为，损害医院经济和医疗服务质量。严格的财务审计可以确保采购流程的透明化，做到各个采购环节有迹可循，确保采购决策合理合法，明确采购环节中各个岗位的职责，落实责任追究机制，防止采购人员以无人负责或流程混乱为借口推卸责任，避免采购人员利用职权谋取私利，形成公开、公平、公正的采购环境，增强医院的社会公信力。

(二)优化成本控制，提高医院财务管理效率

药品采购成本是医院运营成本的重要组成部分，如果医院采购流程不透明，缺乏市****

(三)保障医疗质量和患者安全

医院药品采购和库存管理的财务审计不仅涉及资金管理，还直接关系到医疗质量和患者安全，如果采购了质量不合格的药品，或关键药品短缺，都可能影响医院的正常运作，甚至危及患者的生命安全。而财务审计的存在可以帮助医院建立严格的质量控制机制，严格审核采购药品的供应商资质、药品质量检验报告、生产批次、存储条件，帮助医院发现某些药品可能因市场供给波动而价格大幅上涨，或者某些供应商因经营问题可能无法稳定供货，从而避免潜在风险影响医院的正常运营。在库存管理方面，审计还可以实时监测药品库存状况，及时补充短缺药品，避免因药品短缺影响治疗。

(四)提高医院整体运营效率，促进长期可持续发展

医院的日常运营需要稳定的资金流和科学的资源配置，通过财务审计，医院可以发现采购流程中审批流程过于繁琐、重复审批或低效管理等问题，从而优化采购流程，实现采购、库存、财务等环节的信息共享，提高数据分析能力，提升管理效能。通过对药品采购和库存管理的审计，医院管理层也可以更准确地了解资金流向，从而更加合理地规划科研经费、人才培养资金，使有限的资金发挥出最大的效益，促进医院可持续发展。

二、医院药品采购与库存管理流程与特点

(一)医院药品采购的流程和特点

医院药品采购的流程主要包括需求确定、招标/询价、评审、签订合同、交付验收和结算等环节，在各环节中都要确保药品的质量、安全性和供应的稳定性。在确定需求时，医院会根据临床科室的需求、历史使用情况以及库存状况确定所需药品的种类、规格和数量，采购部门需综合考虑疾病谱、季节变化和突发公共卫生事件等因素可能产生的影响制定药品采购计划。在确定采购需求后，医院会采用招标或询价方式选择供应商，若采购量较大，医院会向供应商发布采购公告，邀请符合资质的供应商参与竞标，医院会依据供应商的报价、药品质量、供货能力、信誉以及售后服务综合选择最符合医院需求的供应商。若供应量较小，则会通过询价的方式。医院在与选定的供应商签订购货合同后，供应商按照合同约定的时间和地点将药品送至医院，医院对到货药品进行验收入库结算。

医院药品采购具有以下四个显著特点：一是专业性强。药品采购不仅涉及经济因素，还涉及临床治疗效果、安全性等，需要专业团队进行评估和管理。二是质量要求高。药品的质量直接关系到患者的生命安全，医院需要严格审查药品的来源、质量标准，并进行严格的验收。三是采购管理具有复杂性。医院采购的药品种类繁多，涉及不同的供应商、品牌、规格，采购计划需结合临床需求、库存状况和市场供需情况制定。四是安全管理要求严格。药品采购不仅要防止假药、劣药进入医院，还要确保采购流程的透明度，防止采购过程中的腐败行为。因此，医院通常需要建立严格的采购制度，并借助信息化管理系统提升采购效率和透明度。

(二)医院药品库存管理的流程和特点

医院药品库存管理通常包括进货、验收、入库、存储、出库、盘点和过期药品处理等多个环节，其核心目标是确保药品供应的稳定性，保证药品质量和库存数据的准确性，同时降低库存管理成本。在库存管理全流程中，医院首先根据采购合同从供应商处接收药品，药品管理部门需要查验到货药品是否符合采购合同和医院标准，通过验收的药品方可入库，入库后需要按照药品的储存要求进行低温、防潮、防光存放，并使用库存管理系统记录药品的数量、批次、有效期等信息，对药品进行定期盘点，确保账实相符，并对即将过期的药品进行预警处理，以减少损失和医疗安全隐患。药房和库房的管理人员需要严格按照出库登记制度，确保药品流向可追溯，并对药品的使用情况进行监控，分析不同药品的使用频率，以便优化库存结构。

医院药品库存管理的特点主要包括以下四点：一是具有复杂性，由于药品种类多、数量庞大，库存管理需要高度精细化，避免库存积压或短缺影响医疗服务。二是质量控制严格，医院必须确保所有库存药品符合质量标准，避免使用过期或劣质药品。三是信息化需求高，传统的人工管理模式容易导致数据不准确、管理混乱，因此越来越多的医院开始采用信息化库存管理系统，以提高库存管理的效率和准确性。四是供应链管理的挑战，医院的药品供应依赖于供应商，如果供应链出现问题，如生产厂家停产、物流延误等，就可能导致医院药品短缺，因此医院需要建立合理的库存预警和应急供应机制。

三、医院药品采购财务审计的优化策略

(一)强化采购前可行性审计，提升采购科学性和合理性

在医院药品采购的前期阶段，审计人员进行需求分析、供应商评估、成本效益分析，从源头上优化医院的药品采购管理，确保采购活动的合规性和合理性。医院药品采购必须基于临床需求，所以审计人员需要加强与临床科室沟通，明确实际药品需求。供应商的选择会直接影响医院药品的质量和供货稳定性，所以审计人员应制定供应商评价标准，综合考察供应商的资质、信誉、交货能力、售后服务水平，对供应商的资质文件、生产许可、经营资质等进行严格审核，优先选择优质供应商，对存在质量问题或供货不稳定的供应商采取限制措施，确保采购安全。当然，医院药品采购不仅要关注质量，还需考虑采购成本，对此可以建立药品价格比对机制，定期收集市场药品价格信息，对不同供应商的报价进行对比分析，并引入竞争性采购机制，通过公开招标、竞价谈判等方式获取最优采购价格，防止超预算采购导致财务风险。

(二)完善采购过程监督机制，确保采购活动公开透明

医院药品采购过程的公正性和透明度直接影响采购的合规性和财务安全，所以要通过加强采购过程的监督和管理，降低采购中的廉政风险和财务漏洞。合同条款的不严谨可能导致医院在采购过程中遭受经济损失，因此审计人员需要详细审查合同条款的完整性、合规性以及合同变更的合理性，确保合同履约情况可监控并建立合同执行跟踪机制，及时发现供应商未按合同履行义务的情况，并采取相应措施保障医院权益。为提高采购监督效率，医院也可以引入信息化管理手段，建立电子采购管理系统，将采购审计信息与财务、库存管理等系统对接，实现采购流程的全程留痕，确保采购活动透明、可追溯，同时提高审计效率。

(三)加强采购后支付与结算审计，确保资金安全与采购合规性

为了防止虚假采购、资金挪用等财务问题，医院应加强对采购支付的审核，核对采购价格与合同约定是否一致，检查药品入库信息是否与采购记录匹配，确保所有折扣和优惠政策在财务账目中得到合理体现，在确认采购流程全部合规后才可以进行结算。

四、医院库存管理财务审计的优化策略

(一)完善内部控制体系，强化采购与库存管理审计

采购环节是医院药品管理的起点，涉及资金流向、供应商管理、采购计划执行情况等多个方面，因此医院需要建立严格的授权管理制度，明确采购权限，确保所有采购活动均经过授权审批，并严格执行招投标程序，避免“人情采购”“盲目采购”现象，将采购药品的付款方式、送货方式、送货地点纳入审计范围，确保采购行为符合医院财务管理制度。在库存管理方面，审计人员应重点审计药品的入库、存储和领用情况，核查入库单、验收单及出库单是否齐全，检查账、卡、物是否相符，确保所有药品出入库数据均由不同人员分别录入和审核，并关注库存明细账、日报表和月报表的建立情况。此外，医院应对药品储备情况进行合理评估，可以通过计算存货周转率、分析库存余额变动情况，识别是否存在药品积压或短缺的问题，若某种药品长期存放未被使用，则可能存在采购计划不合理或需求预测不准确的情况，需要调整采购频率或数量，而对于紧缺药品，则应审查采购计划是否存在疏漏，确保医院药品供应的连续性和稳定性。

(二)优化信息化管理，提高库存盘点与财务核算的精准度

审计人员需结合医院的具体管理模式，统筹安排监盘时间、人员和区域，核对账面数据与实际库存数量的一致性，重点关注药品进出量大的门诊药房，还需关注药品有效期管理，防止过期药品被计入库存或流入市场。在传统的人工管理系统下，部门之间缺乏有效的约束机制可能导致账实不符、数据登记滞后、管理流程混乱等问题，药房、药库的盘点结果不能及时移交财务部门，财务部门也难以根据盘点数据及时调整账目，导致库存数据失真。因此，医院库存管理的财务审计还需依托信息化管理来提高库存盘点的精准度，医院应加强财务核算与实物盘点的同步管理，确保账账、账卡、账表一致，避免因信息不对称而导致的财务风险。审计人员应重点检查医院信息管理系统各模块间的数据关联性，确保药库子系统、药房子系统、门诊收费子系统、住院管理子系统、财务核算系统等数据一致，可以定期抽查医生处方、药房发药数量、金额是否与ERP系统、门诊和住院系统中的数据相匹配，防止虚假记录或信息系统漏洞导致的舞弊行为，也可以通过患者人数统计表、药房销售日报表、医生处方等数据进行交叉核对来确保销售数据的真实性。

(三)健全责任追踪机制，加强风险防控与违规处理

药品库存管理任何环节出现失误或违规操作都可能影响财务数据的真实性和药品供应的安全性，因此医院应优化岗位职责分工，建立严格的内部牵制制度，在药品入库环节，采购员、检验员、保管员、药剂科负责人、会计人员均需签字确认。在药品出库环节，保管员、经领人、会计等需共同审核。在特殊业务方面，应加强退药、调药、调价等特殊业务的管理，确保所有变动均按照规定程序执行，并抽查系统日志，检查是否存在未授权操作或系统异常变更，确保异常数据能得到及时、准确的纠正。

(四)推行药品库存ABC分类，建立智能预警与动态审计机制

大型综合类医院中科室众多，药品种类繁多，不同药品的价格之间也存在着明显的差异，若库存管理仍然沿用传统的统一管理模式，则库存财务审计过程中容易出现资源分配不均匀、审计工作缺乏针对性的问题，无法保障医院的审计工作质量。因此，医院可以在药品库存管理中引入ABC分类管理方法。其中，A类指的是高价值高使用频率的药物，一般来说，A类药物金额占比较大，数量较少，具有较高的管理风险，在库存管理和财务审计中应作为管理点进行高频次高标准的审计管理。B类指的是中等价值或中等使用频率的药物，在库存管理和财务审计中，只需根据实际使用情况进行定期审计和抽调检查，在保障药品正常使用管理的基础上，降低审计资源的消耗。C类是指低价值低使用频率的药物，在对系列药品进行库存管理和财务审计时，可以采用比A类和B类审计频率更低的模式进行抽查核对。ABC库存分类法还可以配合智能预警与动态审计机制共同使用，医院可以在现有的ERP系统或药品库存管理平台中设定库存管理指标，在药品库存出现异常波动或某项药品采购金额异常时，自动生成预警信息，审计部门则根据预警提示进行有针对性的审计，以此来提高ABC分类法在库存管理和财务审计中的应用效果。

五、结束语

严格的财务审计对于提升医院运营效率、保障医疗质量和患者安全具有重要意义。医院应进一步加强财务审计在药品采购与库存管理中的应用，不断优化审计流程和方法，提升数据共享和分析能力，为财务审计提供更加全面、准确的数据支持，提高审计效率和准确性。

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