天津市审计局档案数字化扫描服务项目采购信息公告

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项目采购信息公告

一、项目名称

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二、采购方式

1. 档案数字化扫描项目采取竞价方式,一次性报价,符合要求且单价最低者为中标商，进行招标采购。

2. 如有报价相同情况，重新投标竞价，符合要求且单价最低者为中标商。

3. 如第二次出现报价相同，则抽签决定中标商。

三、采购内容

点击登录查看提供施工所需的场所，纸质档案数字化扫描，按卷或按件形式归档文件材料，预计130万页左右，按实际扫描页数结算。

四、实质性要求

1. 资质。

投标方（以下简称“乙方”）必须是具有独立法人的境内经济实体，保证已获取并持有提供档案数字化加工服务所规定必须具备的许可证、执照及批文，包括企业营业执照、财务状况报告、依法缴纳税收和社会保险费等相关材料；乙方具有5个及以上市、区级国家机关档案数字化加工的成功案例。

2. 提供档案管理软件。

乙方无偿提供基于SQL Server数据库运行的档案管理软件基础版（网络版），用于扫描数据的管理、查询调阅，且自合同生效之日起5年内提供免费维修保障。该档案管理软件要具有符合软件行业与档案行业通用标准接口、支持档案数据的目录与实体挂接、查询阅览等管理功能。不因数据容量、知识产权问题等因素影响正常使用，支持挂接档案软件中扫描数据的批量导出，便于扫描数据按需整体迁移。

3. 基本流程。

档案数字化加工扫描按卷或按件形式归档文件材料，纸质档案数字化规范（标准编号：DA/T 31—2017）、档案著录规则（标准编号：DA/T 18）等制度规范，优先执行《天津市****DB12/T830-2018）和《天津市档案数字化副本移交接收进馆工作规定（试行）》（津档办〔2014〕30号）（参见附件）等规定，对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号、修改目录，做好扫描前处理，将档案数字化加工扫描为JPG格式、建立目录数据库、扫描数据转换为双层PDF格式，并将全部数据挂接到第四项《实质性要求》第2条自带档案管理软件，档案装订还原、数据移交。

乙方在整个服务过程中应确保甲方档案的真实、完整、可用和安全。

4. 档案扫描质量主要技术要求。

(1)纸质档案需加工为JPEG、双层PDF两种格式。

(2)一般情况采用彩色模式扫描；页面为黑白两色，字迹清晰并且不带插图的档案，也可采用黑白二值模式扫描；页面为黑白两色，字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。扫描模式的选取应兼顾图像质量和存储大小两方面因素，如遇特殊文档，以甲方要求为准。

(3)一般文件扫描分辨率不低于300DPI。如原件清晰度较差或、字迹密集，则当字体大小为五、六号字时应将分辨率设置不低于400 DPI，当字体大小为七号、八号字时分辨率不低于600DPI。

(4)数字化图像经纠偏处理后偏斜角度不超过1度，并符合阅读习惯。

(5)应保持档案有意义的数据原貌，对数字图像进行去黑边等去污处理。

(6)确保数字化加工的目录、图像、档案管理软件调阅、重新装订的文档与原纸质档案一致性，确保数据的准确性、完整性、可用性。

5.内控质检。

乙方在项目实施和工作流程设计中，遵循ISO9001质量体系标准的要求，实施数字化加工的质量控制和过程质量管理应包括加工全部流程，设立足够的质量控制点，即：档案出库、数字化前处理、建立目录数据库、元数据采集、数字化扫描、图像处理、版式转换、数据挂接、数据验收、归还入库、数字化成果移交，建立内部和外部的双重质量监督机制，各项工作的质量经得起验收考核。

(1)乙方对图像质量检查，应包括：数字图像清晰度、失真度、完整性等检查，漏扫、重扫、多扫等情况检查，数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况检查，数字图像排列顺序检查等。

(2)乙方应对数据挂接结果进行检查，检查内容包括：目录数据与纸质档案数字化图像对应的准确性、挂接图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等。

(3)乙方开展数字化过程中的工作文档应作为数字化工作卷与验收合格后的数据一并移交给甲方接收部门。

五、验收标准

1.验收方式。

验收组参与人员将由招标方代表和乙方的项目经理等人组成，根据项目实施质量、数据的质量评价，进行阶段验收和最终验收工作。采取计算机自动检验与人工抽检相结合的方式进行验收。

可利用计算机检验的项目100%进行检验，且合格率要达到100%。

验收组对成品数据随机抽检，人工抽检率一般不低于10%，数据库条目与数字图像内容对应准确性抽检合格率要达到100%，其他内容的抽检合格率不低于98%。

2.验收范围。

一是档案托补裱、修复方面，对已修复完且装订上架的档案实体进行验收。二是已完成数字化转换的电子数据方面，主要包括目录数据（含元数据项）验收、数字图像验收、数据挂接情况验收、数字化工作文件验收、存储载体验收等，其中：

目录数据（含元数据项）验收，包括各条目的内容、格式，必须项是否填写齐全，元数据各元素完整性和赋值规范性等，抽检合格率不低于98%。

数字图像验收，包括数字化参数、图像完整性、图像命名的准确性、排列顺序的准确性、图像质量等，抽检合格率不低于98%。

数据挂接情况验收，主要是目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等，抽检合格率100%。

数字化工作文件验收，主要上数字化过程中形成的工作文件的完整性、规范性，抽检合格率不低于98%。

存储载体验收，包括载体的安全性、可用性，抽检合格率不低于98%。

3.退出机制。

根据档案扫描数量的大小进行阶段划分，由中标商试运行扫描不大于1万页，经预验收合格，继续履行合同。如扫描成品经采购人验收不合格，可能影响合同履行，则采购人可以启动退出机制终止合同，中标方应在3个工作日内将扫描合格成品移交后，按中标单价和完成扫描数量结算费用，并退出该项工作。

4.分段验收。

(1)验收频次。

每完成16万页（含预验收1万页），采购方至少组织一次阶段验收。经3次阶段性验收，在数字化扫描量完成64万页后，进行第一次小结验收。再经3次阶段性验收后，进行终结验收。

(2)验收及时性。

双方必须在约定的时间内进行数据验收，不得随意改变验收时间，如双方中一方因特殊原因不能按时验收时，将必须以书面形式提出原因，并需要取得另一方的同意。如乙方无书面通知不能正常验收时，采购方可提出本阶段的数据不再给予验收，视为不合格数据，可拒绝支付服务加工费用；如采购方将不能遵守验收时间并无书面正式通知乙方时，乙方则视为本阶段数据为验收通过。

甲方验收人员对每阶段提交的数据验收合格后的5个工作日内，须在阶段验收报告上签字，如因其他原因未签时，则同样视为验收通过。

(3)验收流程。

乙方加工完成每一阶段的数据量后，在进行图像与目录信息、档案管理软件的挂接、运行，经内部验收无误后，于每次阶段性验收、小结验收或终结验收之前，由乙方向采购方提交《阶段验收申请表》通知采购方进行验收，同时提交《阶段验收报告》及《阶段验收数据明细表》。

第一次小结验收和终结验收的范围包括对前面的阶段性加工出现的特殊情况以及尚未验收的数据进行验收。

采购方接到验收通知15天内，区分档案年度和门类，按照档案数字化加工制度规范和合同逐条参数验收，采购人有权委托第三方检验机构进行检验，特殊情况以合同为准。

采购方在验收过程中，如扫描出现不合格的数据或不合格修复纸张、图像内容模糊或出现波纹面，字迹不清晰，正文角度偏差大于1mm,颜色不准，版面脏污等质量不达标问题时，必须在10个工作日之内进行质量意见汇总反馈，乙方在接到反馈意见后的5工作日之内必须对不合格数据进行修改，如合格不是人为导致时，需提交有效数据进行书面回复采购方。如人为操作导致错误时，乙方将负责及时修正重新质检并再次提交给甲方进行验收。

(4)验收后处理。

对符合甲方要求和规范标准的档案数字化加工的数据，甲方按阶段给予验收“通过”，对合格数据进行阶段性接收和上传。

如出现扫描成品没达到合同和规范要求、质量不达标的，如对于图像文件挂接错误、图像文件不完整、有错误，图像内容模糊或出现波纹面，字迹不清晰，正文角度偏差大于1mm,颜色不准，版面脏污等质量问题时，没有达到要求的数据抽检标记为“不合格”，要退回数字化相应加工环节进行返工或修改后，重新验收。如同一阶段数据2次验收不能通过时，甲方可提出该阶段成品全部退回不予接收，由乙方重新返工全部重查，采购方有权拒付费用，并由成交供应商按报废件无条件及时补扫，直到乙方内部验收全部合格后，由乙方提请甲方再验收，如有必要再进行修改，直到采购方验收“通过”再付款。

5.试运转。

在全部档案加工验收完成后进行试运转，试运转期限为10天，10天后若无问题出现则视为全部合格，即项目服务终验收合格，试运转期间出现问题，乙方负责及时修正，并重新计算试运转时间，乙方确保验收数据完全达到项目技术约定要求，甲方的验收人员需在终验收报告上签字确认（终验报告由乙方提供）。特殊情况以合同为准。

六.付款方式

签订合同后，因试运行不合格而启动退出机制终止合同的中标方，应在3个工作日内将扫描合格的内容移交后，按中标单价和完成扫描数量结算费用。

签订合同后，试运行合格的，支付合同总价款30%；第一批次完成4次阶段（64万页左右）验收合格后，支付合同总款的30%；第二批次完成4次阶段验收即全部完成并经验收和试运转合格后，支付合同总款的40%。

七、投标材料要求

1.以下为《分项报价清单》

序号	服务项目名称	服务期（月）	单页价（元）	总价 （元）	备注
1	档案扫描(含前处理)
2	档案管理软件			0
3	软件实施			0
4	数据转换				双层PDF
5	装订还原
合 计			（此项为竞价项）

2.投标人的报价以人民币填列，递交材料包括：纸质资质复印件和投标书（含《分项报价清单》）两部分材料。

3.上述提交文件需加盖单位公章，于10月11日下午17:00之前，以密封方式递交市审计局财保处225室魏老师收。否则视为无效投标。

八、招标时间及招标方式：

（一）招标时间

1.招标公告即日起发布，至截止日期期限为7个工作日，即****至****。投标文件递交的截止时间：****下午17:00。

2. 开标时间为公告期限届满之日起下一个工作日：即****。如有价格相同情况，时间顺延。

（二）招标方式

由采购人汇同本单位相关部门共同实施招标工作，中标结果将在点击登录查看官方网站上公布。

九、采购人名称、地址、联系方式：

1. 采购人名称：点击登录查看。

2. 采购人地址：天津市****

3. 档案业务联系人和联系方式：程老师，联系电话：（022）****转8202。

4. 商务联系人和联系方式：魏老师，联系电话：（022）****转8225。

5. 联系时间：上午8:30-11:30，下午13:00-17:00（法定节假日除外）。

参考规范：

1.《天津市****DB12/T830-2018）

2.《天津市档案数字化副本移交接收进馆工作规定（试行）》（津档办〔2014〕30号）

3.《天津市档案数字化外包安全管理实施细则》（津档办〔2016〕22号）